成功するオフ会・勉強会のための7つのステップと便利ツール

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こんにちは!Movable Typeのプロダクト&マーケティングマネージャー、にっくです。

Movable Type コミュニティでは、有志によるオフ会、その名も「MTCafe」が時折開催されます。僕自身、MTCafeに参加したり、ときには自分が幹事となって、MTCafeを運営しています。

MTCafe.jpg

(Photo from Juxtaposition)

オフ会や勉強会は、とっても楽しいです。普段はオンライン上でしか会えない人たちと、実際に会ってお話をすると、勉強になりますし、なにより刺激を受けます。

今回は、オフ会・勉強会の運営方法について、経験則からまとめてみました。オフ会・勉強会の開催は、おおむね以下のようなステップで準備・開催していきます。

  1. 会の内容を決める
  2. 日時・場所を決める
  3. 協力者を募る
  4. 告知準備をする
  5. 告知する
  6. 開催する
  7. 次回へ活かす

会の内容を決める

まずは、会の目的・方針を決めます。ここで決めたいことは、以下の2つです。

  • 誰が対象か
  • どんな方針にするか

「誰が対象か」は、もっとも大事です。参加者を想定することで、会の内容や方向性がすべて決まります。

参加者の想定が決まったら、方針を決めます。交流を深めることが中心なのか、勉強会などの知識共有が中心なのか。どんな会にしたいのか、方向性を決めます。

日時・場所を決める

会の対象、方針が決まったら、次は日時を決定します。

  • 開催場所をどこにするか
  • みんなが集まりやすい日時・場所か

開催場所は、会の雰囲気を決める重要な要素の一つです。最初に決めた会の方針によって、会場の考え方が変わります。

例えば、交流を深める会の場合は、会議室よりも、カフェや居酒屋のほうが、互いの距離が縮まるかもしれません。逆に、勉強会の場合は、講師の話す内容をしっかり聞ける会議室のほうが適しています。会の内容に応じて、適した場所を見つけます。

IT系の勉強会の場合、参加者は十中八九、ネット環境を欲する人たちなので、無線LANが使用できる場所は、とても重宝します。また、プロジェクターが使用できるかどうかも確認すると吉。

日時設定や場所も参加のしやすさに影響を与えます。「交通の便も良く、設備も充実している」 ような場所は、利用料が高かったり、競争率が高くてなかなか借りれなかったりするのですが、参加者目線で、参加しやすい場所と日時を選べるように頑張りたいところ。

協力者を募る

協力者がいると、会の開催がぐっと楽になります。また、どんな会にするか、わいわいディスカッションするのも楽しいです。

  • 目的、方針に賛同してくれるか
  • 講師として登壇してくれるか
  • 参加者のモデレーターとして協力してくれるか

スタッフを集める上でもっとも大事なのは、「目的、方針に賛同してくれるか」だと思います。ときには少々大変なこともあると思いますが、そんなとき、目的や方針が一致している仲間だと、多少のトラブルも乗り越えていけます。

勉強会の場合、講師として登壇してくれる人を探すのも重要です。勉強会の講師は、内容を考えたり、資料を作成したり、想像以上に作業が多くなります。協力してくれる人には、感謝と尊敬の気持ちを忘れずに!

告知準備をする

会の段取りが整ったら、告知の準備をしましょう。ネット上には、ATNDやこくちーずなど、オフ会の支援をする便利なサイト・ツールがあります。ツールを選択する際は、次のようなことに気をつけます。

  • 参加登録は簡単か
  • 後日、参加者に連絡をとることができるか
  • 懇親会はどうするか

意外に大事なのが「後日、参加者に連絡をとることできるか」です。何か緊急でお知らせしたいことがあったり、告知情報に漏れがあって、どうしても追加情報が必要な場合など、参加者に連絡を取る手段があるツールを使えると、あとあと便利です。

懇親会は、オフ会や勉強会の楽しみの一つです。別会場にするか、あるいは会場で懇親会も一緒にやってしまうのか、などを考慮します。

告知する

準備が整ったら、告知を開始して参加者を募ります。告知の際は、以下の点に気をつけます。

  • 開催情報(5W1H)は揃っているか
  • 参加金額は間違っていないか
  • 日程の余裕はあるか

開催情報の5W1Hはとても大事な情報です。せっかく会の趣旨がすばらしくても「日時・場所はこれから決めます」では、参加のしようがありません。告知にあたっては

  • What (どんな内容の会なのか)
  • Why (なぜこの会が開かれるのか = 対象者は誰なのか)
  • When (いつ開催するのか)
  • Where (どこで開催するのか)
  • Who (開催者は誰か)
  • How (どのように参加すればよいのか 参加費用や登録方法など)

を、きちんと整理して文章にします。

参加金額も、間違いないように記載します。たとえ少額でも、金額の違いはトラブルに繋がりがちです。金銭に関する事柄は慎重に。

参加金額の設定においては、ややバッファを見たほうが無難です。当日になると、何かの事情で来れない人があるものです。会場費用をぎりぎりで見積もると、大きな赤字が発生することも十分あるため、多少の余裕を見ておいたほうが良いです。

開催する

いよいよ会の当日です。当日になると、やらなければいけないことが次から次へと発生するものです。準備はできるかぎり事前に行ないます。

  • 釣り銭は準備しているか
  • 当日のスタッフィング
  • 受付担当者は誰か
  • 進行役は誰か
  • アンケートは準備しているか

会場費などのやり取りが発生する場合、必ず釣り銭に困ります。お釣りは事前に十分準備します。また、協力者の皆さんと、当日の役割分担を決めておき、「いつ、誰が、何をするか」を整理します。

必須ではありませんが、余裕があればアンケートを準備して、会の感想を聞くのも良いです。紙で配っても良いですし、オンラインのフォームで受け付けるのもありです。アンケートは、サーベイモンキーなどの専門のウェブツールの他、簡単なものであればGoogle Driveを利用しても作成できます。

オフ会や勉強会は、ある意味、仲間集めです。参加者とスタッフ同士、わいわい楽しくコミュニケーションできますように!

次回へ活かす

無事に会が終了したら、早めに反省会をひらくことをお勧めします。

  • 反省点は何か
  • どんな意見があったか
  • どんなところが好評だったか、不評だったか

不評な点は次回に向けての反省材料にし、好評だった点はより良い内容にしていくなど、スタッフ同士、あるいは参加者の皆さんとディスカッションして、整理します。

もし会が好評だったら、次に繋げて行きます。オフ会・勉強会は、開催したらそれで終了ではなく、そこでつながった人たちと交流を深めていくのが醍醐味の一つです。交流を通じて、仲間の輪を広げていきます。

オフ会・勉強会に便利なリンク集

オフ会や勉強会の開催に便利なサイト・ウェブページをご紹介します。

会場を探す

IT勉強会の会場

Doorkeeperさんによる、勉強会会場の紹介ページです。

告知する

イベントアテンド (2013年4月より「チケット販売」)

ATND β

リクルートさんが提供しているイベント支援ツール。本格的なイベント用の「イベントアテンド」と、機能を絞った「ATND β」の2種類があります。

こくちーず

ライブアウトさんによるイベント支援ツールです。

Peatix

Orinoco Peatixさんによるイベント支援ツールです。

懇親会場を探す

ぐるなびスーパーらくらく幹事さん

ぐるなびさんによる、飲食店予約の支援サービスです。場所・エリア・おおよその人数などを入力すると、店舗からメールが届きます。

アンケート

Survey Monkey

オンラインで簡単にアンケートが作れるサービス

Google Drive

ご存じGoogleのオンラインアプリ。実は、簡単なアンケートフォームを作成できます。詳しくはGoogle Driveのドキュメントを参照ください。

MTCafeも全国で開催されています!

最後になりますが、Movable Typeのコミュニティでは、有志によるオフ会「MTCafe」が全国で開催されています。交流を深める飲み会だったり、まじめな勉強会だったり、内容は様々です。

4月は東京、5月は札幌で開催されました。

6月は埼玉の大宮で開催されます。

MTCafeの情報は、Facebookやブログで確認できます。

ご興味をお持ちになりましたら、ぜひご参加ください! 皆さんのご参加をお待ちしています。

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